Avvisi in fotocopia: provano la notifica della cartella?

Prova della notifica delle cartelle: che valore hanno gli avvisi di ricevimento in fotocopia? Si possono contestare? Il giudice li può tenere in considerazione?

Nel 99% dei casi in cui l’Agenzia delle Entrate Riscossione, dinanzi al giudice, è chiamata a dimostrare la notifica delle cartelle esattoriali inviate tramite raccomandata a/r, la prova viene data tramite fotocopie degli avvisi di ricevimento. A quel punto il contribuente può contestare la produzione in fotocopia perché non è possibile verificare che la stessa sia conforme all’originale. Ma che valore ha l’eventuale attestazione di conformità prodotta dalla stessa Agenzia delle Entrate Riscossione? E soprattutto, se il contribuente disconosce le copie degli avvisi di ricevimento, come deve orientarsi il giudice? Può ritenerle idonee a provare la notifica delle cartelle o deve considerarle come documenti non idonei perché non originali?

La giurisprudenza è ormai orientata nel senso di negare il potere dell’Agenzia delle Entrate Riscossione, e più precisamente dei suoi funzionari, di attestare la conformità delle copie agli originali. I dipendenti dell’Agenzia non sono, infatti, pubblici ufficiali. Tuttavia ciò non toglie che le mere fotocopie, anche se prive di autenticazione e anche se disconosciute dal contribuente, non possano essere considerate idonee a provare la notifica. L’ultima parola spetta infatti al giudice che può decidere tramite “presunzioni”, cioè presumere che la copia di un avviso di ricevimento corrisponda all’originale. È quanto chiarito anche da una recente ordinanza della Cassazione [1].

Chi può autenticare un documento

La legge [2] prevede che l’autenticazione della copia può essere fatta dal pubblico ufficiale dal quale è stato emesso o presso il quale è depositato l’originale ovvero al quale deve essere prodotto il documento.

Nei casi in cui l’interessato debba presentare alle amministrazioni o ai gestori di pubblici servizi copia autentica di un documento, l’autenticazione della copia può essere fatta dal responsabile del procedimento o da qualsiasi altro dipendente competente a ricevere la documentazione, su esibizione dell’originale e senza obbligo di deposito dello stesso presso l’amministrazione procedente. In tal caso la copia autentica può essere utilizzata solo nel procedimento in corso.

Dunque solo se il contribuente deve produrre copia di un documento in suo possesso al concessionario della riscossione, che è sicuramente gestore di pubblico servizio, la relativa autentica può essere effettuata da un dipendente del concessionario, con l’unico limite dell’utilizzabilità della copia nel relativo procedimento.

Diverso è il caso in cui la copia di un documento deve essere prodotta dal concessionario della riscossione, e l’originale è detenuto dallo stesso (come nel caso delle relate di notifica). In tale ipotesi l’autentica può essere effettuata solo da particolari categorie di soggetti (notaio, sindaco, cancelliere ) e dal pubblico ufficiale dal quale è stato emesso o presso il quale è depositato l’originale.

La questione si sposta, dunque, sulla spettanza o meno della qualifica di pubblico ufficiale in capo al concessionario della riscossione.

I dipendenti del concessionario di riscossione sono pubblici ufficiali?

Secondo la giurisprudenza, i soggetti inseriti nella struttura organizzativa e lavorativa di una società possono essere considerati pubblici ufficiali o incaricati di pubblico servizio, quando l’attività della società medesima sia disciplinata da una normativa pubblicistica e persegua finalità pubbliche, pur se con gli strumenti privatistici. L’esattore, pur non rientrando tra i “pubblici depositari” – cui la legge attribuisce la funzione di tenere gli atti a disposizione del pubblico e che sono obbligati a rilasciare copia degli atti anche a chi non ne è parte -, è tuttavia un “depositariodel ruolo, datogli in consegna dall’intendente di finanza, ed inoltre è autorizzato a rilasciarne copia.

Secondo la Corte di Cassazione e la Corte dei Conti, agli effetti della qualifica di pubblico ufficiale, non è richiesto lo svolgimento di un’attività che abbia efficacia diretta nei confronti di terzi; ogni atto preparatorio, propedeutico o accessorio, che si esplichi nell’ambito del procedimento di riscossione, seppure destinato a fini interni alla p.a., comporta l’attuazione completa delle finalità dell’ente pubblico.

Dunque, l’attività di riscossione mediante ruolo conferisce la qualità di pubblico ufficiale o incaricato di pubblico servizio agli operatori delle s.p.a. di concessione.

L’Agenzia di riscossione non può autenticare gli avvisi di ricevimento

Secondo la Cassazione, l’agente della riscossione, quando è parte di un giudizio e al quale è richiesto di dare prova della notifica, non può attribuire autenticità agli avvisi di ricevimento, che costituiscono documenti di provenienza dell’ufficiale postale.

Come visto più sopra, l’autenticazione della copia di un documento può essere fatto dal pubblico ufficiale che ha emesso l’atto, o dal pubblico ufficiale presso il quale è depositato l’originale (come nel caso dei ruoli emessi dall’Agenzia delle entrate, nel qual caso il concessionario è autorizzato a rilasciarne copia, nell’interesse dei terzi).

L’autenticazione non può essere invece fatta dal concessionario, nell’interesse proprio, per un atto formato da terzi (avviso di ricevimento formato dall’agente postale).

Deve quindi applicarsi la regola generale secondo la quale le copie fotografiche o fotostatiche hanno la stessa efficacia di quelle autentiche se la loro conformità all’originale è attestata dal pubblico ufficiale competente o se detta conformità non sia disconosciuta dalla controparte.

Se il contribuente disconosce le copie degli avvisi di ricevimento

Il contribuente può quindi disconoscere espressamente la documentazione prodotta in fotocopia dall’Agenzia delle Entrate Riscossione. Ma che effetti ha il disconoscimento?

Il disconoscimento della conformità di una copia fotografica o fotostatica all’originale di una scrittura, non ha gli stessi effetti del disconoscimento della scrittura privata. Mentre quest’ultimo, in mancanza di richiesta di verificazione, preclude l’utilizzabilità della scrittura, il primo non impedisce al giudice di accertare la conformità all’originale anche mediante altri mezzi di prova, comprese le presunzioni.

Ne consegue che l’avvenuta produzione in giudizio della copia fotostatica di un documento, se impegna la parte contro la quale il documento è prodotto a prendere posizione sulla conformità della copia all’originale, non vincola il giudice all’avvenuto disconoscimento della riproduzione, potendo egli ritenerla valida. In altri termini, il giudice può comunque ritenere raggiunta la prova della notifica delle cartelle anche con il deposito delle fotocopie degli avvisi di ricevimento delle relative raccomandate.

note

[1] Cass. ord. n. 1974/2018.

[2] Art. 18 DPR n. 445/2000.

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