Coworking: cos’è e come funziona

Il mondo del lavoro si adatta alle esigenze del momento. Chi non dispone di spazi ed attrezzature adeguate, o non possiede gli investimenti iniziali, può ricorrere al coworking.

Lavorare oggi è una sfida e chi vuole mettersi in proprio deve affrontare numerosi problemi. Primo fra tutti quello di disporre di un budget iniziale che consente di trovare una sede ove svolgere l’attività, acquistare le attrezzature necessarie, intraprendere il lavoro in tutta sicurezza. Se da un lato il ricorso al credito è pieno di ostacoli (ottenere un finanziamento significa prestare idonee garanzie, anche lavorative), dall’altro si sono sviluppate una serie di soluzioni alternative che permettono di intraprendere un’attività lavorativa sfruttando un solo principio: quello della condivisione.
Il coworking (da co- suffisso che indica dividere, avere in comune, e working – lavoro) è una tipologia di contratto attraverso il quale una persona mette a disposizione spazi attrezzati a favore dei liberi professionisti. Costoro possono svolgere la propria attività professionale immediatamente, senza attendere la concessione di prestiti, la fornitura degli allestimenti e l’allaccio alle utenze principali.
L’ambiente di lavoro deve essere funzionale e confortevole, adatto alle esigenze del professionista che, in cambio, paga periodicamente una provvigione per i servizi offerti. Ma nello specifico cos’è e come funziona il coworking?

Cos’è il coworking?

Per coworking si intende la condivisione di ambienti di lavoro, adeguatamente strutturati per essere funzionali alle esigenze dei professionisti. Esistono due parti interessate: la prima è un soggetto che ha a disposizione un appartamento, un magazzino o una struttura che intende affittare ad uso commerciale. Per invogliare potenziali persone interessate, adegua gli spazi con scrivanie, computer, rete internet e luce, servizi igienici, postazioni per segreteria, telefoni e tutto ciò che serve ad per più di un professionista. Il professionista interessato accetta la proposta del concedente, magari contrattando sul canone mensile oppure sui servizi messi a disposizione. Se entrambe le parti concordano fra loro, il contratto concluso assume il nome di contratto coworking, che ha delle particolari caratteristiche.

Il contratto di coworking è atipico, ossia non viene espressamente previsto dal codice civile, ma viene contemplato comunque dalla legge quando riserva alle parti la libertà di determinare il contenuto dell’atto [1]. Il coworking è un atto a sua volta oneroso perché riconosce al concedente il diritto di pretendere un canone periodico per il godimento degli spazi dati in concessione. Se si vuole inquadrare il contratto di coworking all’interno della disciplina legale possiamo considerarlo come un’unione fra contratto di locazione e appalto di servizi.
Nello specifico:

  • – il coworking prende dalla locazione elementi come il godimento di un bene senza diventarne proprietari, il pagamento di un affitto, gli oneri del proprietario in merito alla concessione in uso dell’immobile garantendo il pacifico godimento durante la locazione [2]. Anche per il libero professionista esistono degli obblighi. Egli deve soprattutto servirsi dell’immobile per l’uso determinato nel contratto, dando il corrispettivo pattuito entro la scadenza concordata con il concedente [3];
  • – il coworking prende dall’appalto di servizi (o dalla somministrazione) l’obbligo del conduttore di fornire tutto ciò che serve per garantire l’attività lavorativa del professionista [4], quindi occuparsi delle principali utenze (energia elettrica, connessione internet, ecc) il cui pagamento della relativa bolletta potrà essere incluso nel canone periodico.

Quali sono i vantaggi del coworking?

A differenza della locazione ad uso commerciale o della locazione ad uso abitativo, il coworking offre la possibilità di prendere in affitto spazi di lavoro senza necessariamente provvedere al loro allestimento. I vantaggi sono tutti a favore dei liberi professionisti che:

  • – non dispongono di un ufficio come proprietari, nè tanto meno hanno la possibilità di prendere in affitto un immobile per arredarlo su misura,
  • – si trovano all’inizio della propria carriera e non hanno un’esperienza lavorativa consolidata tale da consentire di accedere al credito,
  • – non dispongono di risorse adeguate per mettersi in proprio, dato che il coworking consente di dividere lo stesso spazio anche con più professionisti. Magari specializzati in ambiti differenti.

Di fatto questi ambienti di lavoro sono spesso abbastanza grandi da ospitare più persone che lavorano in postazioni diverse ma all’interno di un unico spazio. Da qui la condivisione che consente inoltre di:

  • ammortizzare i costi principali. Affittare una singola postazione è molto più conveniente del prendere in affitto un immobile ad uso ufficio;
  • interagire con altri professionisti che operano in settori affini. L’arricchimento culturale è gratuito in questo caso; pensa se in un unico luogo lavorano avvocati, geometri, ingegneri specializzati nel comparto dell’edilizia civile.

Per il concedente i vantaggi sono esclusivamente economici, poiché dall’affitto degli spazi adibiti ad attività lavorativa può trarre maggior profitto. La locazione di un immobile ad uso abitativo spesso è soggetta a regole stringenti (come l’equo canone, le capacità economiche del conduttore), mentre con il coworking egli ha la possibilità di ricavare un canone maggiore. Questo è dato dalla somma di ciascun canone pagato da ciascun professionista e può variare a seconda dei servizi offerti e del tipo di postazione concessa in uso. Facciamo un esempio.

Un appartamento adibito a coworking può avere più stanze: la più grande viene divisa in varie postazioni e concessa a più professionisti. Altre due stanze più piccole sono adibite ad uso ufficio e prese in affitto da due professionisti che hanno bisogno di lavorare in tutta tranquillità, senza spendere una fortuna per l’affitto di uno studio.

Come funziona il coworking?

Il concedente è il proprietario dell’immobile e può essere una persona fisica (Tizio, o Tizio assieme alla moglie Sempronia) o una società. L’immobile deve essere strutturato in maniera tale da creare le diverse postazioni, quindi può avere ambienti open space (senza muri, aperti), o diverse stanze riservate ai singoli professionisti.
L’immobile è generalmente ubicato in punti strategici, come in pieno centro o in una periferia adeguatamente attrezzata dei servizi pubblici. Il contesto urbano è dinamico (ci sono altri uffici nelle vicinanze, negozi importanti, supermercati rinomati, zone frequentate da molte persone) e consente di essere facilmente raggiungibile.
L’immobile è dotato di pertinenze tali da garantire parcheggi ed aree di sosta e può trovarsi all’interno di un condominio, oppure ricavato da un magazzino. All’interno sono previsti i servizi igienici essenziali, mentre gli impianti elettrico ed idraulico devono essere a norma di legge. Il contratto d’affitto prevede un uso commerciale dell’immobile ed è assolutamente vietato lucrare il Fisco con un contratto ad uso abitativo per risparmiare sulle tasse.

L’utilizzatore è generalmente una persona fisica che lavora per conto proprio. Egli svolge una professione intellettuale ed usufruisce temporaneamente di una postazione lavorativa su misura, dotata di computer, scanner, stampante, connessione internet, ecc…
Può scegliere di prendere in affitto una sola stanza, oppure una postazione magari per risparmiare ulteriormente sul canone mensile.
L’utilizzatore ha la facoltà di stipulare anche più contratti di coworking. Nessuna norma vieta di prendere in affitto contemporaneamente diverse postazioni, soprattutto se si è obbligati alle continue trasferte. Il professionista può essere un noto architetto che lavora fra Milano, Napoli e Roma e in diversi periodi dell’anno è costretto a spostarsi nelle varie città.

Il contratto di coworking ha per oggetto la messa a disposizione ed il godimento di una postazione di lavoro, per un arco temporale prestabilito e previo pagamento di un canone. All’interno del contratto è necessario includere:

  • – le tipologie di postazioni,
  • – le attrezzature concesse dal proprietario,
  • – i servizi offerti.

Per servizi offerti si intendono la connessione internet, la luce, i riscaldamenti, l’uso dell’acqua, eventualmente anche la pulizia degli ambienti e tutto quello che le parti vogliono concordare all’interno del contratto. I pagamento dei servizi spetta all’utilizzatore e possono essere ricompresi direttamente nel canone. È possibile però prevedere il pagamento a consumo attraverso l’installazione di contatori e tessere magnetiche che registrano l’effettivo uso dei servizi da parte di ciascun utilizzatore. In questo modo ogni professionista paga quello che effettivamente consuma, circoscritto all’orario ed ai giorni di lavoro.

Proprio l’orario è elemento cruciale nel contratto di coworking. Concedente e professionista devono infatti concordare sulle fasce orarie che consentono di utilizzare l’immobile: l’utilizzatore può fruirne senza limiti di tempo, anche nei giorni festivi, oppure accedere nell’immobile nei giorni pattuiti con il proprietario.

Esistono specifici obblighi per il concedente e l’utilizzatore?

Si, il concedente deve soprattutto rispettare tutte quelle leggi che riguardano la messa in sicurezza degli ambienti di lavoro e la salute dei lavoratori [5]. Gli impianti della luce e dell’acqua devono essere a norma di legge, è necessario attrezzare gli ambienti con sistemi antincendio, uscite di sicurezza, prevedere servizi igienici essenziali, garantire l’uso dell’acqua e rendere idonei gli spazi, anche eliminando le barriere architettoniche, se ciò fosse necessario.
Per questioni di opportunità il contratto viene stipulato per iscritto, soprattutto a fini probatori per quello che riguarda le attrezzature ed i servizi concessi in uso, il canone d’affitto e le modalità di utilizzo delle postazioni.
L’utilizzatore ha diritto di fruire degli strumenti e dei servizi messi a sua disposizione adottando una diligenza tale da evitare il danneggiamento delle attrezzature. Queste devono essere fruite esclusivamente da lui e non sottratte o cedute a terzi. L’attività dell’utilizzatore deve essere lecita ed il professionista deve adottare un comportamento tale da rispettare gli altri e gli ambienti per cui lavora.

Le responsabilità del concedente riguardano:

  • – l’accesso ai locali. Se il padrone dell’immobile impedisce l’attività lavorativa senza giusto motivo e senza rispettare gli orari di lavoro stabiliti nel contratto può essere responsabile dei danni arrecati al professionista (che magari perde un’opportunità lavorativa o la possibilità di concludere un affare);
  • – la funzionalità delle attrezzature indicate nel contratto. A lui solo spetta di verificare l’esistenza di problemi per la connessione internet o per quanto riguarda un PC difettoso.

Si esclude invece la responsabilità per il furto o lo smarrimento di oggetti appartenenti al professionista e lasciati sulla scrivania o negli armadietti.
Anche l’utilizzatore è responsabile per:

  • – tutti quei comportamenti contrari ad eventuali codici di condotta previsti nel contratto;
  • – i danni arrecati alle strumentazioni, agli spazi comuni, ai locali;
  • – per il furto e lo smarrimento delle chiavi o dei sistemi d’accesso all’immobile (ad esempio il badge).

Quanto dura un contratto di coworking?

Trattandosi di attività temporanee, il contratto dura il tempo necessario affinché il professionista possa utilizzare la postazione per le proprie esigenze. Non essendoci limiti di tempo, il contratto può essere stipulato per uno o più mesi, per un anno ma anche per pochi giorni.
Questa caratteristica temporale differenzia il contratto di coworking da quello della locazione per uso commerciale, in quanto garantisce prestazioni di lavoro minime per tutti quei professionisti che ne hanno bisogno. Si pensi ad un agente di commercio in giro per l’Italia, che di tanto in tanto ha bisogno di uno studio ove prendere i contatti, navigare su internet ed organizzare il proprio lavoro.
Essendo un contratto atipico, nel coworking può essere previsto un termine di scadenza con preavviso anticipato, senza dimostrare eventuali esigenze (come avviene nella locazione ad uso abitativo), e le parti possono concordare per il rinnovo.

Il contratto cessa i suoi effetti quando sopraggiunge il termine di scadenza (quindi a fine mese, entro l’anno, a seconda di quanto è stato concordato), ma può cessare anche per risoluzione qualora si verifichino eventi come:

  • – mancato o ritardato pagamento del canone,
  • – violazione di uno degli obblighi comportamentali,
  • – cessione del contratto ad altre persone.

Per rendere valida la conclusione del contratto è necessario che sia apposta una clausola risolutiva e che essa venga portata a conoscenza dell’utilizzatore che ne prende atto.
Una volta concluso il contratto, il professionista non può più accedere alla sua postazione, deve restituire le chiavi (o il badge), le tessere per il consumo dei servizi e tutto ciò che appartiene alla postazione.
Non essendo un contratto di locazione a tutti gli effetti, non è possibile eleggere domicilio presso l’immobile ove si ha in uso una postazione.

Quali sono gli aspetti economici del coworking?

Definita la parte teorica, in pratica il coworking è conveniente sia per il concedente che per il professionista. I canoni sono maggiori rispetto a quelli tipici di una normale locazione e le spese di gestione dell’immobile sono ammortizzate nel corso del tempo.
L’ammontare del canone periodico deve essere indicato per iscritto all’interno del contratto, come devono essere previste le modalità di pagamento ed i termini entro cui versare quanto pattuito. L’utilizzatore può pagare mediante bonifico, carta di credito, accredito su carta prepagata, assegno e contanti, ma in quest’ultimo caso è necessario attenersi a specifici limiti. Nel contratto è bene specificare se il pagamento dei servizi è ricompreso nel canone o pagato a parte, previa attestazione dell’effettivo consumo da parte dell’utilizzatore.
Può essere previsto un deposito cauzionale a carico dell’utilizzatore: la funzione della cauzione consiste nel risarcire il concedente di eventuali danni relativi all’uso delle strumentazioni e degli ambienti. L’ammontare è previsto in sede di accordo è può essere pari ad una mensilità, ma il concedente è obbligato alla restituzione se non riscontra danni dopo la cessazione del contratto.

note

[1] Art. 1322 cod. civ.

[2] Art. 1575 cod. civ.

[3] Art. 1587 cod. civ.

[4] Art. 1677 cod. civ.

[5] D. Lgs. n. 81 del 09.04.2008

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