PCT e “l’atto non conforme alle specifiche”: niente panico!



Il processo civile telematico, si sa, è gioia e dolori. Ogni volta che ha bisogno di aggiornare i sistemi di cancelleria, gli avvocati sono esposti a comunicazioni allarmanti dalle quali sembra dedursi chissà quali errori (poi inesistenti). Con la conseguenza di mettere in agitazione i professionisti.
Così è avvenuto dopo l’ultima interruzione del sistema. Maurizio Reale ricostruisce ciò che è accaduto, dando indicazioni operative – come sempre – per orientarsi.
Per quanto mi riguarda, leggendo l’articolo, mi è venuta una riflessione: una buona e pianificata comunicazione potrebbe prevenire tanti disagi, contribuendo alla creazione  di un sistema anche processual-telematico più collaborativo.
Buona lettura! 

Con comunicazione apparsa nel portale dei servizi telematici il giorno 11 settembre 2018, il Ministero della Giustizia comunicava che “…al fine di consentire l’installazione di modifiche evolutive, migliorative e correttive sui sistemi del civile si procederà alla interruzione degli stessi con le seguenti modalità temporali: per tutti gli uffici giudiziari dei distretti di Corte di Appello dell’intero territorio nazionale, compresi i Giudici di Pace, ed il Portale dei Servizi Telematici dalle ore 17:00 del giorno venerdì 14 settembre e sino, presumibilmente, alle ore 08:00 del giorno lunedì 17 settembre c.a.”; nei giorni interessati, fermo restando la possibilità di effettuare depositi telematici da parte di avvocati e magistrati, si precisava che “… i messaggi relativi agli esiti dei controlli automatici potrebbero pervenire solo al riavvio definitivo di tutti i sistemi.”.

Tale comunicazione non rappresentava una novità, posto che, ormai con cadenza quasi mensile, gli avvocati, nel processo civile telematico, sono “abituati” a convivere con le interruzioni dei sistemi informatici, necessari ogni qual volta i software delle cancellerie necessitano di aggiornamenti, quasi sempre relativi all’inserimento di nuovi XSD i quali, così come è possibile apprendere dalla FIIF, sono schemi che costituiscono la parte più tecnica delle specifiche del processo civile telematico rilasciate dal Ministero; ad esempio, “…se devo iscrivere a ruolo un procedimento, sarà essenziale che lo schema acquisisca (tra l’altro) i dati delle parti, mentre non si potrebbe indicare alcun numero di R.G. dacché il fascicolo informatico non esiste ancora; se invece devo depositare delle note autorizzate, l’indicazione di dati delle parti risulterà superflua, in quanto il fascicolo va identificato attraverso il numero di R.G., che quindi sarà indispensabile indicare.”.

Non era neanche una novità la circostanza per la quale, a seguito dell’inserimento dei nuovi schemi, effettuato il deposito telematico nel periodo oggetto di interruzione, la terza PEC che il difensore solitamente riceve dopo qualche minuto dall’invio telematico del proprio atto, sarebbe giunta solo al riavvio definitivo di tutti i sistemi.

I nuovi schemi introdotti con le modifiche del 14 settembre hanno però, per la loro particolarità di contenuti, dei quali si dirà a breve, fatto si che, al riavvio dei sistemi, la terza PEC recasse al suo interno non solo nuove ma, soprattutto, anche allarmanti informazioni che hanno letteralmente gettato nel panico un gran numero di avvocati, soprattutto coloro che non hanno con lo stesso un gran feeling, certi di aver fatto il loro deposito come, passato, avevano fatto tante altre volte, senza alcuna segnalazione di errore:

Atto non conforme alle specifiche. In attesa di conferma da parte della cancelleria: l’atto verrà comunque accettato. Non è necessario effettuare nuovamente un deposito“.

Perché questa segnalazione?

Era lo stesso Ministero a spiegarlo, con comunicazione, “naturalmente” successiva al verificarsi della segnalazione di errore, nella quale si evinceva che l’esito negativo della terza PEC sarebbe stato presente fino a quando i software utilizzati per il deposito degli atti degli avvocati, non sarebbero stati aggiornati, dalle rispettive software house, ai nuovi schemi XSD.

La domanda sorge spontanea: posto che il Ministero comunica alle software house (si spera) tempestivamente le modifiche degli schemi da inserire nel software utilizzato dalle cancellerie per gestire anche i depositi telematici, come mai si è verificato tale disallineamento di schemi? Ha anticipato l’intervento il Ministero o sono state le software house a farsi trovare impreparate dinanzi a tale modifica?

(fonte: Ministero della Giustizia)

A prescindere dalla risposta, peraltro utile per comprendere come mai il problema si sia verificato posto che ha provocato disagi al professionista per nulla rassicurato, quanto all’esito del deposito, che lo stesso sarebbe stato comunque accettato pur in presenza di quell’errore, è opportuno indicare, anche se in maniera sintetica e schematica, quali siano le novità in particolar modo relative al contenuto della terza PEC che, si ricorda, è quella che a seguito di un deposito telematico consente al depositante di comprendere la presenza o meno di problemi nel deposito effettuato e di prendere le opportune precauzioni.

Come spiega la FIIF, a seguito delle modifiche apportate dai nuovi schemi, anche il contenuto della terza PC è cambiato posto che la stessa adesso contiene molte più informazioni che dovrebbero aiutare a comprenderne più facilmente quanto nella stessa riportato.

All’interno della terza PEC, dopo lo modifiche apportate, sarà possibile evincere:

“a) il riferimento all’ID busta, utile ad individuare più celermente il deposito;

b) il nome dei file o dei file che hanno causato l’errore;

c) la descrizione dell’errore;

d) le conseguenze dello stesso: in particolare, ove l’errore non dovesse risultare ostativo per l’accettazione, il messaggio conterrà l’indicazione che “l’atto verrà comunque accettato e non è necessario effettuare nuovamente il deposito.”.

(Altalex, 8 ottobre 2018. Articolo di Maurizio Reale)

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